In deze fase wordt het project geïnventariseerd en gedefinieerd; Het gebouw/ruimte/tekeningen/installaties worden beoordeeld, de locatie wordt zo mogelijk bezocht, en de vraag wordt nauwkeurig gecheckt; Liefst door gesprek(ken) direct met de opdrachtgever en bezoek(en) op de bestaande locatie om te kunnen komen tot een duidelijk PVE wanneer deze nog niet voorhanden is of om het PVE te kunnen valideren en te herijken. Wanneer uit deze inventarisatie blijkt dat er veel afwijkingen/aanvullingen zijn tov de overeenkomst die door BD is gesloten dan is overleg en bijstelling noodzakelijk. De juiste vragen stellen, goed luisteren naar de antwoorden (ook tussen de regels) is essentieel om tot het beste PVE en projectformulering te komen!
Werkzaamheden Interne team kickoff: Informatie over projectscope en kaders, afgesproken zaken en plan van aanpak (PVA) door BD, afspraken over taken/ verantwoordelijkheden/ planning. Inventariseren documenten/tekeningen/gebouw/installaties/hergebruik bestaande zaken. Inventarisatie overeenkomsten leveranciers (facilitair/ ICT /AV /office /schoonmaak /beveiliging etc) Gesprekken opdrachtgever, en afstemming over afronding definitiefase. Controleren/aanscherpen/maken PVE en/of ambitiedocument. Zo nodig bijstellen/herdefiniëren scope van de opdracht/overeenkomst en plan van aanpak (PVA).
Interviews of digitale vragenlijsten. Workshops (organisatie/ werkconcept/ look & feel). Meeloop dag in organisatie. Referentiebezoeken met klant. Quick scan gebouw/installaties. Koppeling aan workplace consultants of andere specialisten (bv digitale metingen/sensors/ briefbuilder).
Afronding Akkoord op PVE (en PVA als dit is gewijzigd).